NOTE DE SERVICE N°168 DU 12 SEPTEMBRE 2018 Objet: Contrôle et harmonisation des effectifs en douane Il est porté à la connaissance de l'ensemble du personnel et des Chefs de service des Douanes qu'une opération de contrôle des effectifs et de mise à jour des fichiers du personnel se déroulera du lundi 22 Octobre 2018 au lundi 12 Novembre 2018 selon le chronogramme joint en annexe. A cet effet, l'Inspecteur Général, les Directeurs Centraux, les Directeurs Régionaux, le Commandant du Groupe d'Intervention et de Recherche de la Zone d'Abidjan, le Commandant de l'Unité Mobile d'Intervention Rapide et les Responsables des services rattachés au Directeur Général des Douanes sont priés d'établir la liste nominative et exhaustive de leurs personnels respectifs au plus tard le vendredi 19 Octobre 2018, délai de rigueur. Cette liste, qui devra être transmise conjointement sur support physique et numérique à l'équipe DRH chargée de la tournée de contrôle, devra comporter les rubriques du tableau joint également en annexe. Parallèlement et en plus de la liste suscitée, les documents justifiant la présence du personnel dans les services sont demandés. Il s'agit de : - l'acte d'affectation ou de mutation (décision, ordre de service, etc.) ; - les comptes rendus de prise de service; - une photo couleur (format identité portant au dos le numéro de matricule). je veux pouvoir compter sur l'ensemble des Chefs de service des Douanes pour la réussite de cette opération. Le Directeur Général des Douanes Col. DA Maj. Pierre A. ANNEXE 1: Chronogramme de la tournée de contrôle de d'harmonisation des effectifs L'opération de contrôle et d'harmonisation des effectifs se fera avec deux (02) équipes de la Direction des Ressources Humaines, Chaque équipe sera composée de quatre (04) personnes dont trois (03) agents de la DRH et un (01) chauffeur. Equipe Service Date de passage Collecte et traitement des fichiers et document des services d'Abidjan Equipe 1 INSPECTION GENERALE DES DOUANES Equipe 2 DIRECTION DES ENQUETES DOUANIERES Lundi 22 octobre 2008 Equipe 1 DIRECTION DE LA REGLEMENTATION ET DU CONTENTIEUX Mardi 23 Octobre 2018 Equipe 2 DIRECTION DE LA COMMUNICATION, DE LA QUALITE ET DU PARTENARIAT AVEC LE SECTEUR PRIVE Mardi 23 Octobre 2018 Equipe 1 DIRECTION DE L'ANALYSE DE RISQUES, DU RENSEIGNEMENT ET DE LA VALEUR Equipe 2 DIRECTION DES REGIMES ECONOMIQUES Mercredi 24 Octobre 2018 Equipe 1 DIRECTION DES SERVICES DOUANIERS DU PORT ET DES SERVICES SPECIAUX Equipe 2 DIRECTION DES SERVICES AEROPORTUAIRES Jeudi 25 Octobre 2018 Equipe 1 DIRECTION DES SYSTEMES D'INFORMATION Equipe 2 DIRECTION DES STATISTIQUES ET DES ETUDES ECONOMIQUES Vendredi 26 Octobre 2018 Equipe 1 DIRECTION DE LA FORMATION ET DE LA DOCUMENTATION Equipe 2 RECETTE PRINCIPALE DES DOUANES Lundi 29 octobre 2018 Equipe 1 GROUPE D'INTERVENTION ET DE RECHERCHE DE LA ZONE D'ABIDJAN (GIRA) Equipe 2 UNITE MOBILE D'INTERVENTION RAPIDE (UMIR) Mardi 30 octobre 2018 Collecte et traitement des fichiers et documents des services de l'intérieur du pays Equipe 1 DIRECTION REGIONALE DE BOUAKE Equipe 2 DIRECTION REGIONALE DE SAN PEDRO Mardi 06 novembre 2018 Equipe 1 DIRECTION REGIONALE D'ABENGOUROU Equipe 2 DIRECTION REGIONALE DE MAN Jeudi 08 novembre 2018 Equipe 1 DIRECTION REGIONALE D'ABOISSO Equipe 2 DIRECTION REGIONALE DE KORHOGO Lundi 12 novembre 2018 ANEXE 2 : Modèle de la liste du personnel « en activité» Nom, Prénoms, Date de naissance Emploi, Fonction, Référence de l'acte d'affection, date de prise de service, libellé du service. Documents à fournir 1- L'acte d'affectation ou de mutation (décision, ordre de service, etc.) ; 2- Les comptes rendus de prise de service; 3- Une photo couleur (format identité portant au dos le numéro de matricule). ANEXE 3 : Modèle de la liste du personnel « malade» Matricule, Nom, Prénoms, Date de naissance, Emploi, Fonction, Libellé du service, durée dans la maladie, Lieu de résidence Documents à fournir 1- Pièces justifiant les démarches administratives effectuées (déclarations, rapports, etc.) ANEXE 4 : Modèle de la liste des agents « affectés mais n'ayant pas regagné leurs postes» Matricule, Nom, Prénoms, Date de naissance, Emploi, Fonction, Référence de l'acte d'affection, Date d'affectation , libellé du service. Documents à fournir 1- L'acte d'affectation ou de mutation (décision, ordre de service, etc.) ; 2- Les courriers de relance à l'autorité, rapports, etc. SECRETARIAT D'ETAT AU PRES DU PREMIER MINISTRE, CHARGE DU BUDGET ET DU PORTEFEUILLE DE L'ETAT DIRECTION GENERALE DES DOUANES DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES PROCESSUS DE CONTRÔLE ET D'HARMONISATION DES EFFECTIFS DU PERSONNEL DES SERVICES DES DOUANES TERMES DE REFERENCE Rédaction Vérification Approbation M. GORAN N. Marcel M. N' DA Tigori COI. KOFFI Méa Ignace Gestionnaire du document BGP/SDP/DRH Liste de diffusion BGP/SDP/DRH Réf:DGD-DRH-SDP-BGP - Edition:031 09/18 - Version: 1 - Page: 119 SOMMAIRE 1 . Contexte 2. Objectifs 3. Résultat attendu 4. Méthodologie 5. Directions et personnes ressources impliquées 5.1 Directions impliquées 5.2 Personnes ressources 6. Plan de mise en œuvre 7. Matrice de suivi et évaluation TDR Processus de Contrôle et d'Harmonisation des Effectifs DRH-DOUANES 1. Contexte L'Administration des douanes ivoiriennes s'engagé depuis plusieurs années dans une rénovation de ses structures, de ses méthodes de travail, de son système d'information et de son mode de management. La démarche de modernisation engagée vise à améliorer l'efficacité des contrôles et enrichir le travail des agents. Elle prend en compte également la problématique de la gestion des ressources humaines. Il s'agit de rationaliser l'organisation, de définir et mettre en œuvre une chaîne rénovée qui amplifie le recours aux méthodes modernes de contrôles et de gestion des effectifs. L'effectif du personnel actuel des douanes ivoiriennes est de 4174 agents. Elle a été renforcée depuis 2014 par une équipe jeune de plus de 2000 agents. Au regard de ces chiffres, il apparait clairement que la gestion des effectifs du personnel des douanes devient un enjeu majeur. C'est dans cette optique que la Direction des Ressources Humaines a initié un projet relatif au contrôle et à l'harmonisation des effectifs des agents des services des douanes. Ce projet permettra d'avoir une meilleure lisibilité des postes, de ressortir une cartographie exacte des services des douanes et d'équilibrer les effectifs des différents services et localités. Un groupe de travail sera mis en place et sera chargé d'organiser de façon méthodique et consensuelle ce projet. 2. Objectifs Il s'agit de façon générale, de comparer et harmoniser les effectifs réels et les effectifs théoriques. De façon spécifique, il convient de : - Collecter les listes, les fichiers du personnel et les documents y afférents des directions centrales; des directions régionales et des services rattachés; - Faire le rapprochement des fichiers des différents services avec le fichier de la DRH; - Sortir et analyser les écarts; - Prendre des décisions en vue d' harmoniser les effectifs réels et les chiffres de la base de données du personnel; - Mettre à jour l' applicatif de gestion des ressources humaines Emeraude. 3. Résultat attendu Les effectifs dans les différents services (effectifs réels) correspondent aux chiffres de la base de données«Emeraude» ( effectifs théoriques). 4. Méthodologie Pour conduire ce projet dans un esprit de consensus et de portage, un groupe de travail a été mis en place. Ce groupe comprend: • Col KOFFI Méa Ignace, Directeur des Ressources Humaines; • M. N'DA Tigori, Sous-directeur du Personnel; • M. N'GORAN N. Marcel, Chef de Bureau de la Gestion du Personnel; • Mme MESSOU A. Evelyne, Chef de Bureau de l'Organisation et de la Prospective; • Mme EZOUA Korotoum, Chef de Section de la Gestion du Personnel; • Mlle ANOUMAN Bédi Danielle, Technicien Supérieur de l'Informatique à la Section de la Gestion du Personnel Le groupe de travail mènera ses activités en collaboration avec des personnes ressources, en occurrence les chefs de services ou leurs représentants. Il se réunira périodiquement. Le projet comportera cinq (05) phases: (I) Information, (II) collecte, (III) rapprochement; (IV) analyse et commentaire; (V) harmonisation et rapport. • L'étape préliminaire de ce travail est la phase préparatoire c'est-à-dire l'information. Il s'agira de soumettre un projet de note de service à la signature du Directeur Général en vue d'instruire les directeurs centraux, les directeurs régionaux et les responsables de services rattachés à apprêter la liste physique et électronique du personnel de leurs différents services ainsi que tous les documents y afférents. • La deuxième phase concerne la collecte des fichiers et documents auprès des directions centrales, des directions régionales et des services rattachés. • Après la collecte, la phase de comparaison et de rapprochement des fichiers des différents services avec celui de la DRH suivra. Quatre (04) types d'écarts issus du rapprochement des fichiers seront clairement identifiés: Ecart 1 : Personnel affecté (ou muté) dans une direction donnée mais qui y est absent; Ecart 2 : Personnel non affecté (ou non muté) dans une direction donnée mais qui y est présent; Ecart 3: Personnel affecté (ou muté) et présent dans une direction donnée, affecté (ou muté) dans un service de cette direction mais y est absent; Ecart 4: Prersonnel affectés (ou muté) et présent dans une direction donnée, non affecté (ou non muté) dans un service de cette direction mais y est présent: • Après cette étape, le groupe de travail analysera les résultats issus du rapprochement et fera des commentaires pour mieux expliquer les différentes situations observées. Le groupe de travail soumettra également des projets de décision à la hiérarchie. • La dernière étape de ce projet sera l'harmonisation des fichiers. Il s'agira de prendre en compte les projets de décision validés par la hiérarchie dans la base de données des ressources humaines et faire un rapport général. 5. Directions et personnes ressources impliquées 5.1 Directions simpliquées Toutes les directions centrales, toutes les directions régionales et tous les services rattachés au Directeur Général des Douanes sont concernés par le présent projet. 5.2 Personnes ressources Les personnes ressources associées à ce projet sont les Directeurs centraux, les Directeurs régionaux et les Responsables de services rattachés au Directeur Général ou leurs représentants. 6. Plan de mise en œuvre Activités Date début Date fin Responsable Elaboration et diffusion Lundi 24 Vendredi 28 SDP/BGP de la note de service Sept. 2018 Sept. 2018 Collecte et traitement des fichiers et documents Lundi 22 Vendredi 02 GT dans les Directions Oct. 2018 Nov. 2018 centrales et services rattachés à Abidjan Collecte et traitement des Lundi 05 Lundi 12 GT fichiers et documents Nov. 2018 Nov. 2018 dans les Directions régionales à l'intérieur du pays Analyse des écarts, Mardi 13 Vendredi 16 GT commentaire et Nov. 2018 Nov. 2018 production du rapport issu des rapprochements Elaboration des projets de Lundi 19 Vendredi 23 DRH décisions en vue de Nov. 2018 Nov. 2018 corriger les anomalies Prise en compte des Lundi 25 Vendredi 07 BGP/SGP décisions validées dans la Nov. 2018 Déc. 2018 base de données du personnel «Emeraude» 7. Matrice de suivi-évaluation Indicateurs Sources de Responsable données Note de service disponible DGD DRH Fichier du personnel DRH DRH Listes physiques et Directions et Groupe de électroniques et documents services rattachés travail relatifs au personnel des de la DGD différents services disponible Rapport issu du rapprochement Groupe de travail Groupe de travail du fichier DRH et des fichiers des services disponible Décisions d'affectation ou de SDP/BOP DRH mutation disponibles Rapport issu de la BGP/SGP DRH concordance des effectifs des services et des chiffres de la base Emeraude disponible.